会计凭证保管期限

会计凭证保管期限

储存期的划分

根据国家档案局第8号令,政府文件、档案的保管期限分为永久和定期两种。定期一般分为30年和10年。

1、永久保管的文件和档案主要包括:

(一)本机关制定的规章和政策文件;

(2)本机关召开重要会议和重大活动形成的主要文件材料;

(三)本机关在职能活动中形成的重要业务文件和资料;

(4)本机关对重要问题的请示和上级机关的批准、指示,重要报告、总结和综合统计报表;

(五)机构沿革、人事任免等文件材料;

(6)房屋买卖、土地征用、重要合同协议、资产登记等证明材料。;

(七)上级机关发布的属于本机关业务主管的重要文件和资料;

(八)本级机关和下级机关关于重要业务问题的来信、请示,本机关的答复、批复等文件和资料。

2、定期保管的文件和档案主要包括:

(一)本机关在职能活动中形成的一般性业务文件材料;

(二)本机关召开会议、开展活动形成的一般性文件材料;

(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四)本机关的总务管理文件和资料;

(5)本机关对一般性问题的请示和上级机关的批准、指示,一般性工作报告、总结、统计报表等。;

(六)上级机关下发的属于本机关业务主管的一般性文件和资料;

(七)上级机关和同级机关发布的不属于自己业务范围但应执行的文件和资料;

(八)本级机关和下级机关关于一般性业务问题的函件、请示,本机关的答复、批复等文件和资料;

(9)下级机关报送的年度或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件和资料。

3、储存期的划分应注意的问题。

(1)注意文件之间的联系,防止孤立地划分保管期限。归档前,集中的文件都是单一的,但不是孤立的。因为工作需要形成文件,所以相互关联。如果只请示不批准,请示就没有保存价值;一个案子,只有揭发材料,没有查证和结论材料,这个案子的保存期就不要定高。因此,在划分文件材料的保管期限时,要注意文件之间的关系,把不可分割的、有逻辑联系的放在一起判断其价值。

(2)审查文件的实际内容,防止仅凭形式判断保存期限。档案的保管期限主要取决于文件的内容。从内容上看,如果与本机关的主要功能活动密切相关,则任期较长,否则较短;如果充当凭证,有长期收益,价值就高,反之亦然。无论是上级、下级还是机关形成的文件,主要看文件内容的重要性和作用,不能机械地规定上级文件是永久的,层级和下级是有规律的。

(3)研究文件的各种功能,防止片面确定保管期限。2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理条例》规定,党政机关公文共有15种,每种公文在其工作活动中发挥着不同的作用。因此,在划定文件保管期限时,必须认真考虑文件的作用,从而正确判断其保管价值。比如开会的时候,会形成很多不同功能的文件。在定义保存期时,有的可以归为永久,有的可以归为定期。一般来说,文件的内容和作用是相同的,但内容相同的文件的正本和副本、草稿和定稿的作用是不同的,所以在定义保管期限时不能划等号。

(4)考虑文档的长远需求,避免静态看问题。有些文件目前用处不大,但从长远来看是有价值的,所以保存期限要长一些。比如政务管理方面的文件,目前往往作用不大,所以容易被忽视。但从长远来看,涉及不动产所有权和使用权的文件材料,职工出租或购买自有住房的合同、协议及相关手续,涉及政府和职工的切身利益,具有长远意义,应列为永久保存。因此,在确定文件材料的保管期限时,一定不能静态地看问题,而要考虑文件的长远需要。

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